Conditions générales.

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1. Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales règlent la relation entre RouageIA, ci-après « le Prestataire », et toute entreprise qui lui commande une prestation, ci-après « le Client ». Elles s’appliquent à toutes les offres, à toutes les prestations de mise en place d’automatisations et à tous les suivis mensuels, en Suisse comme à l’étranger.

En acceptant une offre, le Client accepte ces conditions. Les conditions d’achat du Client ne s’appliquent pas, même si le Prestataire ne les a pas expressément refusées. Si l’offre signée et les présentes conditions se contredisent, l’offre signée l’emporte.

2. Définitions

Une « automatisation » désigne un ensemble de règles, de scénarios et de réglages, installés dans des logiciels, qui exécutent à la place du Client des tâches qui se répètent, avec ou sans intelligence artificielle.

Les « outils tiers » désignent les logiciels et services d’éditeurs extérieurs utilisés par une automatisation : outil d’automatisation, agenda, messagerie, facturation, service d’envoi de SMS, service d’intelligence artificielle, hébergement.

L’« offre » est le document écrit qui décrit une prestation précise : ce qu’elle fait, ce qu’elle ne fait pas, ce qu’il faut du côté du Client, le prix et le délai.

La « mise en service » est le moment où l’automatisation fonctionne chez le Client, sur ses vrais cas, et où le Client l’a validée.

Le « suivi mensuel » est la prestation continue, facturée chaque mois, décrite à l’article 6.

3. L’entretien préalable

Le premier échange, d’environ trente minutes, par téléphone ou en visioconférence, sert à comprendre comment travaille le Client et à repérer ce qui peut être automatisé en premier. Il est gratuit, n’engage ni le Client ni le Prestataire et ne donne lieu à aucune facture. Il ne constitue pas une prestation de conseil au sens des présentes conditions. Après l’entretien, le Prestataire analyse ce qu’il a entendu et, s’il y a lieu, envoie une offre écrite. Un créneau choisi dans le calendrier du site est une demande de rendez-vous ; le Prestataire confirme l’heure par e-mail ou par SMS.

4. L’offre et la conclusion du contrat

Toute prestation fait l’objet d’une offre écrite. L’offre est valable trente jours à compter de son envoi. Le contrat est conclu quand le Client accepte l’offre, par signature ou par un e-mail clair envoyé depuis une adresse de l’entreprise.

Toute demande qui dépasse le périmètre décrit dans l’offre fait l’objet d’une nouvelle offre, acceptée avant le début du travail supplémentaire. Le Prestataire ne commence aucun travail hors offre sans accord écrit.

5. Les prestations de mise en place

Sauf mention contraire dans l’offre, une mise en place comprend l’analyse du besoin, la fabrication de l’automatisation, son installation dans les outils du Client, les tests sur de vrais cas, une page de mode d’emploi, une démonstration à l’équipe du Client et trente jours de corrections après la mise en service, pour tout ce qui ne fonctionne pas comme décrit dans l’offre.

Les délais indiqués dans l’offre sont des délais indicatifs, calculés à partir de la réception de tous les accès et de toutes les informations nécessaires. Ils sont prolongés d’autant si le Client les fournit en retard.

6. Le suivi mensuel

Le suivi comprend la surveillance du bon fonctionnement de l’automatisation, la correction des pannes qui proviennent de l’automatisation elle-même, et de petites adaptations, jusqu’à [une heure] de travail par mois. Les heures non utilisées ne sont pas reportées.

Le suivi ne comprend pas les pannes et les changements des outils tiers, les modifications faites par le Client ou par des tiers qui cassent l’automatisation, les nouvelles fonctions, ni la formation de nouveaux collaborateurs. Ces travaux font l’objet d’une offre séparée.

Le suivi commence à la mise en service, se facture chaque mois et peut être résilié par le Client à tout moment, pour la fin du mois suivant, par simple e-mail. Le Prestataire peut le résilier avec un préavis de deux mois.

7. Prix et conditions de paiement

Le prix de la mise en place est un prix fixe, écrit dans l’offre. Il ne change pas tant que le périmètre de l’offre ne change pas. Les prix s’entendent en francs suisses, [hors TVA / TVA non applicable, entreprise non assujettie].

Sauf mention contraire dans l’offre, la mise en place est payable [à 50 % à la commande et à 50 % à la mise en service]. Le suivi mensuel est facturé au début de chaque mois. Les factures sont payables à trente jours, par virement, au moyen d’une QR-facture.

En cas de retard, le Prestataire envoie un rappel. Après le deuxième rappel, il peut suspendre le suivi et les travaux en cours jusqu’au paiement, sans que cela ouvre un droit à indemnité pour le Client. L’intérêt de retard légal de 5 % par an est dû dès l’échéance.

Les abonnements aux outils tiers ne font pas partie du prix. Ils sont souscrits au nom du Client et payés par lui. Leur montant estimé est indiqué dans l’offre, à titre d’information.

8. Obligations du Client

Le Client fournit, dans les délais convenus, les accès, les comptes, les modèles de documents et les informations nécessaires. Il désigne une personne de contact qui répond aux questions du Prestataire et valide les étapes. Il s’assure qu’il a le droit d’utiliser les outils et les données qu’il confie au Prestataire, et il respecte les conditions d’utilisation des éditeurs de ses outils.

Le Client garde ses propres sauvegardes de ses données. Il informe le Prestataire sans délai de tout changement, de son côté, qui peut avoir un effet sur une automatisation, par exemple un changement d’adresse e-mail, de logiciel ou de mot de passe.

9. Outils tiers

Les automatisations reposent sur des outils tiers. Les comptes de ces outils sont ouverts au nom du Client et lui appartiennent. Le Prestataire y accède avec un accès nominatif, limité à ce qui est nécessaire, que le Client peut retirer à tout moment.

Le Prestataire choisit les outils avec soin, mais il ne répond pas de leurs pannes, de leurs changements de prix, de leurs changements de fonctions ni de leur disparition. Si un outil change au point de rendre une automatisation inutilisable, le Prestataire propose une solution de remplacement, sous forme d’offre.

10. Intelligence artificielle

Certaines automatisations utilisent des services d’intelligence artificielle pour lire, classer, traduire ou rédiger. Les textes produits par ces services sont des propositions. Ils peuvent contenir des erreurs. Le Client les relit avant de les utiliser et reste responsable de ce qu’il envoie, publie ou décide.

Toute automatisation qui rédige un texte destiné à un client du Client, ou qui prend une décision ayant un effet sur une personne, est mise en service avec une validation humaine : une personne de l’entreprise du Client relit avant que quelque chose parte. Le Client peut renoncer à cette validation, par écrit, tâche par tâche, à ses risques.

Quand un assistant automatique répond à des personnes, le Client veille à ce qu’elles sachent qu’elles échangent avec une machine, et à ce qu’elles puissent joindre une personne sur demande. Le Prestataire prévoit cette possibilité dans la configuration.

11. Mise en service et validation

Avant la mise en service, l’automatisation est testée avec le Client sur de vrais cas. Le Client la valide par e-mail ou par la signature d’un procès-verbal. La validation vaut acceptation de la prestation. Les défauts signalés dans les trente jours qui suivent sont corrigés sans frais, dans la limite de ce qui est décrit dans l’offre.

Si le Client utilise l’automatisation en production sans la valider, elle est réputée validée après dix jours ouvrables.

12. Propriété intellectuelle

Les automatisations, scénarios, réglages et documents réalisés pour le Client lui appartiennent dès le paiement complet de la prestation. Le Client peut les modifier, les exporter ou les confier à un autre prestataire.

Le Prestataire reste propriétaire de son savoir-faire, de ses méthodes, de ses modèles génériques et de ses outils internes, qu’il peut réutiliser pour d’autres clients, sans jamais réutiliser les données ni les documents du Client.

13. Protection des données et confidentialité

Quand une automatisation traite des données personnelles, par exemple celles des clients, des fournisseurs ou des collaborateurs du Client, le Prestataire agit comme sous-traitant au sens de la loi fédérale sur la protection des données, pour le compte du Client et selon ses instructions. Le Client reste responsable du traitement.

Un contrat de sous-traitance, annexé à l’offre, précise les données traitées, les outils utilisés, les pays où elles sont traitées et la durée du traitement. Le Prestataire informe le Client de tout sous-traitant supplémentaire avant de l’utiliser, et propose des outils hébergés en Suisse ou dans l’Union européenne quand le Client le demande.

Chaque partie garde confidentiels les informations, documents et données de l’autre partie dont elle a connaissance pendant la prestation, pendant la durée du contrat et cinq ans après sa fin. Cette obligation ne s’applique pas aux informations déjà publiques ni à celles qu’une loi oblige à communiquer.

Le Prestataire ne conserve aucune copie des données du Client au-delà de ce qui est nécessaire pour la prestation. À la fin du contrat, il efface les données encore en sa possession, sauf obligation légale de les garder. Les détails figurent dans la page Protection des données.

14. Garanties

Le Prestataire s’engage à exécuter la prestation avec soin et selon les règles du métier. Il s’agit d’une obligation de moyens. Le Prestataire ne garantit pas un résultat chiffré, par exemple un temps gagné ou un chiffre d’affaires, ni qu’une automatisation ne tombera jamais en panne, car elle dépend d’outils tiers et d’accès qui peuvent changer ou expirer.

La garantie se limite à la correction, sans frais, des défauts signalés dans les trente jours qui suivent la mise en service. Elle ne couvre pas les défauts causés par une modification faite par le Client ou par un tiers, par un outil tiers, ou par une utilisation non conforme au mode d’emploi.

15. Responsabilité

Le Prestataire répond sans limite des dommages causés intentionnellement ou par négligence grave. Pour le reste, sa responsabilité est limitée, par année contractuelle, au montant que le Client lui a effectivement payé au cours des douze mois qui précèdent le dommage.

Dans la mesure permise par la loi, le Prestataire ne répond pas des dommages indirects ni des dommages consécutifs : gain manqué, chiffre d’affaires perdu, perte de données faute de sauvegarde du côté du Client, atteinte à la réputation, décisions prises sur la base d’un texte généré par une intelligence artificielle et non relu, ni des dommages causés par un outil tiers.

16. Force majeure

Aucune partie ne répond d’un retard ou d’une inexécution dus à un événement hors de son contrôle raisonnable : panne d’un service d’hébergement ou d’un fournisseur d’accès, cyberattaque, grève, catastrophe naturelle, décision d’une autorité. Les délais sont prolongés de la durée de l’événement. Si l’événement dure plus de soixante jours, chaque partie peut résilier le contrat par écrit.

17. Durée, résiliation et fin du contrat

Une mise en place prend fin à la validation de l’automatisation. Le Client peut l’arrêter avant son terme par écrit : le travail déjà effectué est facturé au prorata, et le Client garde ce qui a été réalisé.

Le suivi mensuel est conclu pour une durée indéterminée. Le Client peut le résilier à tout moment pour la fin du mois suivant ; le Prestataire, avec un préavis de deux mois. Chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat en cas de violation grave par l’autre partie, non corrigée dans les quinze jours après un avertissement écrit.

À la fin du contrat, tout reste en place chez le Client : les comptes, les accès et les automatisations lui appartiennent et continuent de fonctionner sans le Prestataire. Le Prestataire restitue ou efface les données du Client encore en sa possession, remet les mots de passe et accès qu’il détiendrait, et retire ses propres accès.

18. Références

Le Prestataire peut mentionner le nom du Client et le type de prestation réalisée comme référence, après accord écrit du Client. Le Client peut retirer cet accord à tout moment. Aucune donnée, aucun chiffre et aucun document du Client n’est publié sans son accord exprès.

19. Modification des conditions

Le Prestataire peut modifier les présentes conditions. Pour les suivis en cours, la nouvelle version est communiquée au Client au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Si le Client la refuse, il peut résilier le suivi pour la date d’entrée en vigueur. Pour les mises en place, la version applicable est celle en vigueur à la date de l’offre.

20. Identification du Prestataire

RouageIA est l’enseigne sous laquelle V. Getulio, raison individuelle de droit suisse, [Rue et numéro, NPA Localité], Suisse, fournit les prestations décrites dans les présentes conditions. Numéro IDE : [CHE-000.000.000, ou « en cours »]. Adresse de contact : contact@rouageia.ch.

21. Dispositions diverses

Les présentes conditions et l’offre forment l’intégralité de l’accord entre les parties et remplacent tout échange antérieur sur le même objet. Toute modification doit être faite par écrit, un e-mail suffisant. Si une clause est nulle ou inapplicable, les autres restent en vigueur et la clause nulle est remplacée par une clause valable au sens le plus proche.

Le Client ne peut pas céder le contrat à un tiers sans l’accord écrit du Prestataire, sauf en cas de transfert de son entreprise. Le fait pour une partie de ne pas faire valoir un droit ne vaut pas renonciation à ce droit.

22. Droit applicable et for

Le droit suisse s’applique, en particulier le Code des obligations. En cas de désaccord, les parties commencent par en discuter de bonne foi. Si cela ne suffit pas, les tribunaux ordinaires du siège du Prestataire, à [Lausanne], sont compétents, sous réserve des fors impératifs prévus par la loi.